Bij veel prestigieuze subsidieregelingen zien we in toenemende mate de voorwaarde om een sterk en complementair partnerschap samen te stellen voor de subsidieaanvraag. Dit is het resultaat van het beleidsdoeleinde om de positie van Nederland te versterken met intersectorale samenwerkingen die tot innovatieve ontwikkelingen moeten leiden. De partnerschappen die subsidieaanvragen aangaan worden ook wel consortia genoemd. Consortia zijn er in vele vormen en verschillen afhankelijk van een aantal factoren, zoals de omvang van het project, de sectoren die worden bestreken, of het een voortzetting is van een reeds bestaande samenwerking of een recent opgerichte samenwerking.
Een voorwaarde voor een succesvolle consortium is dat het doelgericht opgezet dient te worden. Een doelgericht consortium komt de partijen ten goede omdat het minder tijd en middelen vergt ten opzichte van afzonderlijke subsidieaanvragen en tevens beperkt het de beheers- en overheadkosten tot een minimum. In sommige voorbeelden is het een manier om aan gebiedsgebonden aanvraageisen te voldoen, doordat één of meerdere partners zich in een bepaalde regio bevinden waar de subsidie wordt beheerd. Een ander doeleinde kan zijn dat een consortium toegang verschaft tot middelen die anders buiten bereik zouden zijn gebleven, bijvoorbeeld in het geval van MKB’ers die grote Europese subsidies willen aanwenden.
Het is geenszins de bedoeling een te rooskleurig beeld te schetsen van consortia. Het is geen gemakkelijke taak en zelfs als het bij aanvang goed lijkt kan het in elk stadium vóór de afronding van het project fout gaan. Daarom hebben wij een aantal belangrijke tips voor u op een rijtje gezet die u in gedachten moet houden wanneer u het idee onderzoekt om een winnend consortium op te richten.
1. GA AL IN EEN VROEG STADIUM OPZOEK NAAR GESCHIKTE PARTNERS
Het is niet ongebruikelijk dat organisaties hun zoektocht naar partners pas aanvangen na hun interesse in een specifieke subsidieregelingen. Bij Grants Office zijn we eraan gewend dat
wij de eerste zijn die een subsidie onder de aandacht van onze klanten brengen. Het is echter een regel dat partnerschappen die in een ruim voor de fondsenwervingsfase aangegaan
worden succesvoller zijn. Een groot aantal projectuitdagingen kan worden vermeden door de tijd te nemen om een gedetailleerde overeenkomst op te stellen. In dit vroege stadium van het partnerschap kunnen discussies worden gevoerd over mogelijke kansen en uitdagingen en hoe deze aan te pakken.
Ook voor partnerschappen die enkel in het leven geroepen zijn voor de aanvraag van een specifieke subsidie is het belangrijk om oog te hebben voor openingen in een later stadium of
de beschikbaarheid van een vergelijkbare subsidie. Geef de prioriteit aan een samenwerking met partners om een robuust en innovatief project te ontwikkelen, ook al leidt dat niet op korte termijn tot financiering.
Voordat u in contact treedt met potentiële partnerorganisaties is het gebruikelijk om een interne discussie te voeren over de organisatorische doelstellingen die met een partnerschap
bereikt kunnen worden. Dit kan door expertise in te brengen die u momenteel niet bezit. U wilt daarom in zee gaan met organisaties die u als complementair beschouwt, waarbij elke partner zijn unieke expertise inbrengt. Subsidieverstrekkers zijn doorgaans geen voorstander van partnerschappen die bestaan uit gelijksoortige profielen.
Probeer waar mogelijk een interdisciplinair consortium samen te stellen dat partners met uiteenlopende standpunten en kennis samenbrengt. Misschien komt u tijdens de voorbereidende besprekingen tot de conclusie dat uw organisatie een bepaalde subsidie om verscheidene redenen niet alleen kan aanvragen. Wees dan niet terughoudend om het neusje van de zalm binnen een sector uit te zoeken.
Zolang u duidelijk kunt maken wat uw organisatie te bieden heeft, kunt u streven naar partnerschappen met organisaties met een aansprekend profiel. Ga op zoek naar partners die vooroplopen in hun sector en die de belanghebbenden echt enthousiast kunnen maken voor het project.
En hoewel u wellicht wilt werken volgens het beginsel van wederzijds vertrouwen, is het verstandig om wat achtergrondonderzoek te verrichten over de gang van zaken bij een potentiële partner. U verzekert uzelf van goed geïnformeerde voorbereiding op een eerste gesprek. Een consortium is op zichzelf geen rechtspersoon en een aanvraag houdt geen juridische last, aansprakelijkheid, of financiële eis in. Echter bij het aangaan van een subsidieovereenkomst met subsidieverstrekkers zoals de Europese Commissie worden partners in een consortium gezamenlijk en individueel
aanspraak beschouwt voor de uitvoering van het contract.
Als een van de partners zijn contractuele verplichtingen niet nakomt of geen financiële vergoeding betaalt, worden de andere partners verantwoordelijk geacht voor het nakomen van
die verplichtingen. Een dergelijk scenario kan zich voordoen bij de terugvordering van een deel van de subsidie omdat niet alle kosten subsidiabel zijn gebleken.
2. KIES DE HOOFDAANVRAGER
In het algemeen houdt een consortium een actieve samenwerking tussen partners in, waarbij één organisatie de rol van hoofdaanvrager op zich neemt. De hoofdaanvrager wordt vooral belangrijk bij het dagelijks beheer van het project wanneer het gaat om een project dat wordt gefinancierd via een programma van de Europese Unie. Voor deze programma’s zijn vaak consortia van 20 partners uit de hele Unie nodig.
Het is belangrijk dat ten minste één van de partners een leidende rol speelt bij het op één lijn brengen van de verschillende ideeën, doelstellingen en beginselen tot een duidelijk gericht projectplan. Naast de organisatorische voordelen van de keuze van een hoofdaanvragen geven de subsidieverstrekkers er de voorkeur aan om vanaf het begin van het project één enkel aanspreekpunt te hebben. Voor de Europese Commissie is het een harde eis dat consortia hoofdaanvragers selecteren.
De taken en verantwoordelijkheden van de hoofdaanvrager:
• Aanspreekpunt namens het consortium.
• Draagt de juridische verantwoordelijkheid door het contract te ondertekenen.
• Ontvangt de subsidie op zijn bankrekening.
• Geeft wijzigingen in het projectplan of de begroting door namens het consortium.
• Fungeert als liaison tussen het programmabureau en de consortiumleden.
Binnen de Nederlandse context, met name in het geval van door de overheid gefinancierde projecten, wijkt de verantwoordelijkheid van de hoofdpartner enigszins af van de hierboven genoemde verantwoordelijkheden. Hoofdaanvragers bij Nederlandse overheidssubsidies zijn niet verantwoordelijk voor subsidieaanvragen van de andere deelnemers en voorschotten worden in de meeste gevallen rechtstreeks aan de deelnemers uitbetaald.
Dit neemt niet weg dat de hoofdaanvrager een aanzienlijke mate van zeggenschap heeft waarover duidelijke afspraken moeten worden gemaakt. De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland heeft een partnerformulier beschikbaar gesteld dat door de ondersteunende deelnemers aan het consortium kan worden gebruikt om de hoofdpartner te machtigen; dit formulier moet met de subsidieaanvraag worden meegezonden. In situaties waarin dergelijke machtigingsformulieren niet door de subsidieverstrekker beschikbaar worden gesteld, dienen de partners te opteren voor de ondertekening van een intentieverklaring.
3. BEPAAL DE ACTIVITEITEN EN HET BUDGET
Voor een succesvol project is het noodzakelijk dat er een duidelijke werkverdeling is. Het ontwikkelen van een reeks activiteiten en het toewijzen van elke reeks activiteiten aan elke partner is de voornaamste activiteit in projectontwikkeling. Breng de krachten en capaciteiten van elke partner in kaart. Elke partner zou activiteiten op zich moeten nemen waarvoor hij het meest geschikt is in het project. De nadruk moet liggen op hoe het succes van het project kan worden gemaximaliseerd en niet op wie het meest te winnen heeft bij het partnerschap. Dit
wordt bereikt door ervoor te zorgen dat de rol van elke partner de andere aanvult.
Zodra er overeenstemming is over de activiteiten kan de discussie overgaan tot de toewijzing van budgetten. Het budget voor een activiteit moet worden toegewezen aan de partner die verantwoordelijk is voor de uitvoering ervan. Deze partner ontvangt ook de indirecte- en overheadkosten die aan de activiteit zijn verbonden. Subsidieverstrekkers zijn de laatste jaren strenger geworden om zwakke consortia tegen te gaan. Zwakke consortia bestaan vaak uit één leidende partner aangevuld met passieve partners die minimale doelstellingen en aandeel hebben in een project.
Steeds meer subsidieverstrekkers beperken daardoor het aandeel dat één van de partners in de medefinanciering van het project mag hebben. Dit aandeel ligt gewoonlijk tussen 60% en 70% van de niet-gefinancierde kosten van het project.
4. TEKEN EEN INTENTIEVERKLARING
Hoewel in de subsidieaanvraag de verantwoordelijkheden van de partner moeten worden beschreven, ontbreken vaak details over het partnerschap tussen de organisaties. Een intentieverklaring verduidelijkt de verwachte bijdrage van elke partner, definieert het project en het doel ervan, en verduidelijkt de toewijzing van middelen. Hoewel de intentieverklaring geen juridisch afdwingbaar document is, geeft het wel de intentie van de partners weer en definieert het een project dat u van plan bent te ondernemen.
Het voordeel van het opstellen van een intentieverklaring is dat het de partners in staat stelt om samen na te denken over de details van het project voordat een bindende overeenkomst wordt gesloten. Een goed opgesteld intentieverklaring de basisafspraken tussen hen, waardoor verwarring en conflicten worden voorkomen.
5. REGELMATIG VERGADEREN
Elke vergadering is een leerproces, zelfs voor leden van gerenommeerde organisaties.
Het plannen van partnerschapsbijeenkomsten zorgt ervoor dat alle betrokkenen volledig op de hoogte zijn en op de hoogte blijven. Regelmatige vergaderingen kunnen de relatie tussen de partners versterken en problemen oplossen voordat ze te groot worden. Bovendien kunnen de partners op die manier de mogelijkheid van aanpassingen en eventuele kleine wijzigingen in de verdeling van de begroting bespreken. Er zijn enkele aspecten die in acht
moeten worden genomen om partnerschapsvergaderingen doelgerichter te maken.
Zorg ervoor dat de juiste mensen aanwezig zijn
Als de vergadering op de agenda technische aspecten van het project betreft, zorg er dan voor dat de technische experts worden uitgenodigd voor de vergadering. Dit is evenzeer het geval wanneer het juridische, administratieve of financiële component van het project wordt besproken. De voortgang van vergaderingen zal worden afgeremd wanneer vragen moeten worden beantwoord, of besluiten moeten worden genomen door bevoegde leden die niet aanwezig zijn.
Respecteer verschillen
Geen enkele doorgewinterde professional hoeft te worden verteld dat hij respectvol moet zijn in zakelijke bijeenkomsten. Maar wanneer u te maken hebt met verschillende partnerorganisaties, kunt u mogelijk sterk verschillende organisatieculturen samenbrengen die gewend kunnen zijn aan verschillende werkomgevingen en communicatiestijlen. Begrijp de wensen van elke partner Met partnerschappen tussen verschillende organisaties, vooral die uit een andere sector, komen verschillende beweegredenen om het partnerschap aan te gaan.
Zorg ervoor dat alle partners een duidelijk beeld hebben van wat elk van de partners met het project wil bereiken. De frequente vergaderingen zijn ideaal om naar een dergelijk begrip toe te werken.
Aansturen van actiepunten
Of u nu kiest voor het bijhouden van een agenda en het voordragen van een vergaderlid met verantwoordelijkheden voor het notuleren, zorg er altijd voor dat vergaderingen afgesloten worden met minstens een actiepunt.
Opvolgen
Maak altijd een vervolgafspraak na een vergadering om uw begrip van de vergadering, discussiepunten en actiepunten samen te vatten.
CONCLUSIES
Om de maatschappelijke en industriële uitdagingen van Europa met succes aan te pakken, vragen subsidieverstrekkers steeds vaker om samenwerkingsverbanden met interdisciplinaire partners. Het is belangrijk om een competitief consortium samen te stellen dat een netwerk van belangrijke aanjagers van de industrie en innovatieve bedrijven samenbrengt die op elkaar zijn ingespeeld en goed zijn georganiseerd. Het subsidieaanvraagproces gaat niet over een nacht ijs. Vink niet alleen de vakjes aan en start de subsidieaanvraagprocedure.
Zorg ervoor dat de hoofdpartner zich bewust is van zijn verantwoordelijkheden. Als uw organisatie de hoofdpartner is dient u zorg te dragen voor het bewustzijn bij andere partners over hun verplichtingen en erop toezien dat zij wat toevoegen. Dit kan gebeuren tijdens de beoordeling van potentiële partners, maar ook tijdens vergaderingen om de rollen, projectactiviteiten en begrotingstoewijzingen te bespreken.
In een steeds sterker verbonden samenleving zijn organisaties en bedrijven meer en meer aangewezen op samenwerking en kennisoverdracht. Een consortium kan, mits zorgvuldig uitgevoerd, de ontwikkeling van de betrokken partners echt versnellen en projecten creëren die subsidies in de wacht slepen. Ten allen tijden dienen alle partners zich ervan bewust te zijn dat al de facetten die benoemd zijn in dit artikel het verschil kunnen maken tussen een subsidieaanvraag een succes te maken of een flop te worden
